Een papiervrij huis, zo doe je dat

Na het uitzoeken van mijn kledingskast, was het tijd om alle losse papieren in huis op te ruimen. Hoewel ik een echte papierlover ben, is er niets irritanter dan losse papieren die rondslingeren door je huis. Ze zien er niet mooi uit, ze zijn alleen maar irritant en onrustig. Tijd dus voor verandering, tijd voor een papierloos huis!

Wat is een Papiervrij huis?

Een papiervrij huis is eigenlijk helemaal niet vrij van papier. Ik bedoel; Geen bullet journal meer? Geen wc papier? Iel! Nee, een papiervrij huis is een manier om je huis vrij te maken van al het onnodige papier en hiervan een digitale administratie te maken. Ik heb me erover verbaasd hoeveel papier we in ons huis bewaren, zonder dat we het ooit gaan gebruiken (Ik had serieus diverse handleidingen voor mijn keukenapparatuur in het Russisch, Tsjechisch en Chinees). Zeker wanneer het hebben van een papieren administratie jarenlang de standaard is geweest, is het best een grote switch om opeens Paperless (of papiervrij) te gaan. Toch denk ik dat iedereen blij wordt als je bedenkt hoeveel ruimte je overhoudt wanneer je al je papieren administratie niet meer in huis hoeft te bewaren. Naast dat het een heleboel ruimte scheelt, zorgt een papiervrij huis er ook voor dat je minder ver in de problemen zit wanneer er bijvoorbeeld brand uitbreekt, het bespaard je zeeën van tijd met documenten opzoeken en het is stukken beter voor het milieu. Met deze blogpost wil ik je inspireren om dingen eens anders te doen dan anders. Helemaal papiervrij gaan zal wellicht niet bij jouw levensstijl passen maar het kan je ook inspireren om iets fantastisch nieuws te beginnen.

Wat heb je nodig om papiervrij te gaan?

Ikzelf ben altijd een beetje terughoudend als het op artikelen aankomt die producten voorschrijven om een bepaalde taak te volbrengen. Dus voordat ik aan dit deel van mijn blogpost begin wil ik zeggen dat er ALTIJD een andere manier is om dingen te doen. De producten die ik zo noem zullen erg helpen bij het process en het process vergemakkelijken en versnellen. Toch betekend dit niet dat je ze persé nodig hebt om je huis papiervrij te maken. Er zijn ook andere opties. Deze opties zal ik dan ook samen met de andere opties bespreken, zodat je helemaal zelf kunt bepalen welke dingen op dit moment in jouw leven passen.

De scanner

Om echt alle papieren in je huis te digitaliseren, is een goede scanner een must. De scanner moet de mogelijkheid hebben om grote hoeveelheden papier in één keer in te voeren, hij moet beide kanten van het papier kunnen inscannen en meteen doorsturen naar de gewenste bestemming. De Fujitsu S1300i is een geliefde scanner vanwege zijn gewicht en formaat. Je kunt hem gemakkelijk overal mee naar toe nemen en neemt weinig ruimte in wanneer je hem wilt opbergen.

Wanneer dit compacte je niet heel erg aanspreekt, is de Fujitsu IX500 een goede optie. Deze scanner heeft meer capaciteit dan zijn kleine zusje en kan daardoor stukken sneller documenten inscannen.  Daarnaast is hij ook draadloos, waardoor inpluggen in een computer niet nodig is.

Ik kan het niet aanraden om zo goedkoop mogelijk te gaan met een scanner. Ik weet dat goedkoper niet altijd slechter is (net zoals duurder niet altijd beter is) maar in dit geval is het erg belangrijk dat het scannen snel en gemakkelijk gaat. Je wilt niet de kans lopen dat de scanner er halverwege mee ophoudt of dat de scanner je productiviteit tegenhoudt. Het is niet de bedoeling dat je zo gefrustreerd wordt dat je het papiervrij gaan helemaal maar opgeeft. Gelukkig zijn er ook nog een aantal andere opties wanneer je liever geen geld uitgeeft aan een nieuwe scanner.

Wanneer je een tablet of smartphone hebt (en wie heeft dat tegenwoordig niet?) kun je de app Scannable (IOS) of de app Scanbot (Android) downloaden. Werken met deze apps is niet zo gemakkelijk en snel als werken met een scanner. Zeker niet wanneer je grote stapels papier hebt om aan te pakken, maar voor de kleinere stapels werken deze apps meer dan prima. Scannable gebruik ik nu meer dan een jaar en ik ben er nog steeds heel erg blij mee! De app is gemakkelijk in gebruik en doet precies wat hij moet doen. Gescande bestanden worden automatisch opgeslagen in Evernote (hierover later meer) en visitekaartjes worden als zodanig herkend en omgezet in slimme contacten. Het beste van alles? De apps zijn helemaal Gratis!

De shredder

Nu we iets hebben om al ons papier mee in te scannen, is het tijd voor de shredder. Zeker wanneer je een heleboel officiële documenten hebt, is het handig om een goede shredder te hebben. Je wilt de informatie die op deze documenten staat immers niet zomaar de wijde wereld insturen.

Natuurlijk kun je ieder document zorgvuldig met de hand verscheuren, maar ervoor zorgen dat iedere handtekening perfect is verscheurd en iedere naam of adres niet meer zichtbaar is, kost een heleboel tijd. Een shredder kan dit een stuk sneller en preciezer dan wij dat kunnen. Zorg er bij het uitzoeken van een shredder voor, dat de shredder meerdere velletjes papier tegelijk aankan voor een langere tijd zonder oververhit te raken. Zolang de shredder dit aankan, is hij geschikt voor deze klus. Zo zou je bijvoorbeeld kunnen gaan voor deze shredder van HAMA.

Evernote (pro)

Als laatste hebben we nog een veilige plek nodig om onze documenten op te slaan. Hiervoor gebruik ik Evernote. Niet alleen biedt Evernote een heleboel ruimte voor een lage prijs maar het biedt ook allerlei opties om je documenten op een logische en overzichtelijke manier te ordenen. Ook Scannable, (de app die ik eerder noemde) gebruikt Evernote om gescande documenten automatisch op te slaan. Om deze redenen is Evernote voor mij de snelste, goedkoopste en veiligste manier om mijn documenten op te slaan en mijn administratie te organiseren.

Op veel andere website’s lees ik over mensen die het nodig vinden om Evernote pro/premium te gebruiken om hun woning papiervrij te krijgen. Evernote premium biedt inderdaad een aantal voordelen die dit vergemakkelijkt, zoals nog meer opslagruimte, de mogelijkheid om je documenten offline te bekijken op al je apparaten (in plaats van op maximaal twee), het maakt de tekst in je pdf’s zoekbaar en het maakt een extra tabje aan voor visitekaartjes. Deze dingen zullen je administratie inderdaad nog overzichtelijker maken maar of ze daadwerkelijk essentieel zijn voor deze manier van je administratie onderhouden vraag ik me af. Wanneer je je via deze link inschrijft voor Evernote, kun je Evernote Premium een aantal weken gratis uitproberen. Op die manier kun je zelf testen of je het de moeite waard vind of niet.

Hoe houdt je je documenten veilig?

Wanneer je iets gaat digitaliseren wat je jarenlang in papiervorm hebt gehouden, is dat altijd een beetje eng. Het is altijd lastig te begrijpen hoe veilig je documenten nu eigenlijk zijn wanneer je ze digitaal bewaard. Zeker wanneer het gaat om persoonlijke documenten als bankafschriften en opgaven van inkomstenbelasting, wil je er zeker van zijn dat je gegevens veilig zijn.

Laat ik voorop stellen dat het hebben van een papieren administratie ook niet 100% veilig is. In principe heeft iedereen die in je huis komt, toegang tot je papieren. Je wilt niet weten hoe vaak ik bij iemand thuis ben geweest waar er vertrouwelijke informatie gewoon open en bloot op de tafel lag. Als ik had gewild, had ik alles op mijn gemakje kunnen lezen. Toen ik klein was heb ik zelfs een keer een bankafschrift gevonden van iemand uit mijn straat. Ik was klein en ik bewaarde het stuk papier als een speciale schat maar feit blijft wel dat je papieren soms letterlijk op straat voor het oprapen liggen. Door een brand of inbraak, kan je gehele papieren administratie in één keer verdwijnen en je problemen geven waar je liever niet over nadenkt.

Dit gezegd hebbend; Wanneer je je documenten opslaat in “the cloud” is het ook niet 100% veilig maar het zal een heleboel van de hiervoor genoemde problemen oplossen. Wanneer je je gegevens online opslaat, ontstaat er altijd de angst voor hackers die inbreken op je account en ervandoor gaan met je persoonlijke informatie. Ik zal je niet vertellen dat deze angst onzin is, want dat is het niet. Toch betekent dat niet dat je je hier niet tegen kunt beschermen. Omdat we Evernote zullen gebruiken om onze documenten op te slaan (in dit artikel) zal ik wat dieper ingaan op de beveiligingen die Evernote hanteert. Echter zal het grootste deel van de informatie ook van toepassing zijn op een heleboel andere diensten.

Je wachtwoord

Het zal misschien een open deur zijn, maar je wachtwoord is één van de eerste en belangrijkste dingen die je documenten zullen beschermen. Zorg ervoor dat je wachtwoord uniek is en bestaat uit zoveel mogelijk letters, cijfers en lettertekens als mogelijk. Een compleet gerandomiseerd wachtwoord gebruiken is nog veiliger. Ik kan me voorstellen dat het onthouden van een dergelijk wachtwoord erg lastig is. Daar kan je in plaats van een wacht-woord ook een wacht-zin gebruiken.

2 staps verificatie

Na het instellen van een veilig wachtwoord, kun je 2-staps verificatie aanzetten om het inbreken in je account nog lastiger te maken. Bij 2-staps verificatie wordt er een unieke code naar je telefoon gestuurd, zodra het iemand is gelukt om met je wachtwoord in te loggen. Je moet dan eerst deze code invoeren, voordat je toegang krijgt tot je bestanden ondanks dat je het wachtwoord juist hebt ingevuld. Eigenlijk is de 2 staps verificatie een tweede wachtwoord, die iedere keer dat je inlogt veranderd.

Bescherming van je documenten

Omdat we onze documenten in Evernote zullen opslaan, is het ontzettend belangrijk dat je documenten daar veilig zijn. Je wilt niet dat mensen in je account kunnen inbreken en je wilt ook niet dat medewerkers van Evernote in je documenten kunnen snuffelen. Om deze reden deed ik wat extra onderzoek naar de databeveiliging van Evernote.

Evernote gebruikt een aantal soorten encryptie om de datastroom tussen jouw computer en de Evernote server (en vice versa) te beschermen. Dit betekend dat de informatie die wordt verstuurd eerst wordt vertaald in een onbekende geheime taal. Pas wanneer de informatie op de bestemming is aangekomen, wordt het weer terug vertaald. Iedere keer dat er nieuwe data wordt verzonden, is deze “geheimtaal” anders. Hierdoor is het vrijwel onmogelijk om deze data te onderscheppen. Meer informatie over encryptie en de bescherming van Evernote, kun je lezen op deze pagina over Evernote beveiligingen.

Hoe ga je papiervrij?

De eerste stap in het papiervrije process is om al het papier in je huis te verzamelen en het allemaal naar één plek in huis te brengen. Dit wordt je werkplek voor de komende uren. Zoek alle rekeningen, garantiebewijzen, gebruiksaanwijzingen en zelfs tijdschriften bij elkaar. Alleen wanneer je alles hebt, kun je beginnen met sorteren. Sorteer alle papieren in drie stapels: Gooi weg, Scannen of bewaren. Als je het goed doet, wordt de weggooistapel het hoogst, de scan stapel het één na hoogst en de bewaarstapel het kleinst (of niet bestaand)

Wanneer je al het papier hebt gesorteerd, gooi je al het papier op de weggooistapel weg. Denk er aan om het papier met vertrouwelijke informatie eerst door de shredder te halen en al het overgebleven papier te recyclen.

Nu is het tijd om alle papieren van de scan stapel in te scannen. Als je wilt, kun je dit per categorie doen maar ikzelf vind het het gemakkelijkst om gewoon het bovenste papier te pakken, deze in te scannen en verder te gaan met de volgende. Wanneer een papier is ingescand kan hij op de weggooistapel of door de shredder. Dit gedeelte kan redelijk wat tijd in beslag nemen, dus zorg er voor dat je genoeg te drinken hebt, wat muziek hebt om naar te luisteren en de komende uren geen afspraken in je agenda hebt staan.

Wanneer de hele scan stapel is afgewerkt en ales van de weggooistapel is gerecycled, kun je het kleine beetje papier dat op de bewaarstapel ligt (geboortecertficaat etc.) worden opgeruimd. Daarna is het tijd om alle ingescande documenten te gaan ordenen.

Evernote indelen

Wanneer je Evernote opent na het inscannen van al je documenten, zul je een heleboel scans in je “inbox” zien staan. Nu is het de kunst om deze zo in te delen, dat ze gemakkelijk te doorzoeken zijn wanneer je later bepaalde informatie nodig hebt. In de volgende paragrafen zal ik een aantal manieren bespreken waarop je de documenten kunt ordenen en indelen. Bekijk vooral wat jij handig vind en welke indeling jij logisch vind. Het is uiteindelijk belangrijk dat jij en niet ik je documenten gemakkelijk terugvindt.

Ik begin met het aanmaken van een aantal mappen voor belangrijke documenten. Deze mappen geef ik namen mee die ik ook gebruik(te) op de tabbladen in mijn papieren administratie. Bijvoorbeeld: Gemeente, Fiscus en Verzekering. Zodra ik alle mappen heb aangemaakt die ik nodig heb (zie ze dus als tabbladen in je systeem), ga ik terug naar mijn inbox en begin ik met het titelen van de documenten. Geef ieder document een duidelijke en complete naam met daarbij een datum. De titels van de documenten zijn straks doorzoekbaar met de zoekfunctie, dus een goede titel helpt je documenten snel terug te vinden.

Na het maken van een titel, geef ik het document een aantal tags mee (twee of drie). Ieder document kan meerdere tags hebben maar kan maar opgeslagen worden in één map. Kies dus zorgvuldig. Mijn facturen geef ik bijvoorbeeld een tag “factuur” mee en ook een tag met de naam van het bedrijf waar ik mee heb samengewerkt. Als het document alle tags heeft die het nodig heeft, verplaats ik hem naar de map waar hij in hoort. Bij een document met de afvalstoffenheffing van dit jaar, zou dat dus in de map “gemeente” zijn.

Nadat je op deze manier al je ingescande documenten bent afgegaan, zal je inbox leeg zijn en zullen al je documenten en papieren snel en gemakkelijk terug te vinden zijn. Al het papier dat eerst in je huis zwierf, zit nu veilig en overzichtelijk in een digitale administratie. Maar wat doe je als je een brief via de post opgestuurd krijgt? Hoe houdt je je huis papiervrij?

Je huis papiervrij houden

Hoewel meer en meer instanties hun brieven tegenwoordig via email of een digitale inbox versturen, komt het soms nog wel eens voor dat er opeens een brief in je brievenbus ligt. Om je huis papiervrij te houden, is het belangrijk om deze post meteen te behandelen. Wanneer ik een factuur in de brievenbus krijg, probeer ik deze altijd per omgaande te betalen, schrijf ik er op dat het betaald is, scan in hem in en plaats hem in de juiste map. Zo heb ik de taak meteen voltooid en is mijn huis nog steeds papiervrij. Echter zijn er soms papieren die je niet meteen kunt afhandelen. Voor dit soort papieren kan het handig zijn om een inbox op je bureau te hebben. Zorg ervoor dat AL het papier dat het huis binnenkomt in deze inbox terecht komt. Maak dan iedere week wat tijd vrij om door deze inbox heen te gaan en het papier af te handelen zoals wij hierboven ons huis papiervrij hebben gemaakt.

Om je administratie in Evernote netjes te houden, kun je ieder jaar een momentje inplannen om kritisch te kijken naar alle documenten die daar zijn opgeslagen. Is het nog wel nodig om ieder document te bewaren? Garantiebewijzen die zijn verlopen, kunnen worden verwijderd, instructieboekjes van apparaten die al lang en breed het huis uit zijn, zijn ook overbodig. Door dit jaarlijks uit te zoeken, blijft ook je Evernote administratie overzichtelijk.

Conclusie

Na ruim 2600 woorden in het Nederlands en Engels denk ik dat het wel duidelijk is: Papiervrij gaan, is niet moeilijk maar heeft wel een heleboel voordelen. Je hebt minder opbergruimte nodig, het is beter voor het milieu, het houdt je papieren veilig tijdens een brand of inbraak, het bespaart een heleboel tijd wanneer je op zoek bent naar bepaalde documenten voor de inkomstenbelasting en het verhoogt de privacy.

Ben jij al klaar om papiervrij te gaan?